制定、發行、改版、廢止 全程控管

CloudISO

雲端 文件管制系統

文件盤點、績效分析、極機密資安閱覽….完全符合國際標準的DCC 雲端解決方案

符合ISO2015最新規範

文件生命週期 全程控管

文件的生命週期:從制定、簽核、發行、改版到廢止,全程妥善控管,完全符合 ISO2015 國際標準作業規範,輕鬆通過內稽、外稽!

制定

  • 可依分區(目錄)設定不同的文件發行者
  • 可自動或人工產生文件編號
  • 每份ISO文件皆可串接附屬檔案與關聯文件、表單或網址
  • 文件可自訂標籤,並依標籤搜尋、篩選、統計

簽核

  • 每份文件皆可自訂會簽對象(部門或成員)
  • 各分區(目錄)可使用不同的簽核流程
  • 簽核通知會自動推播到簽核者手機,簽核者便可直接於手機簽核

發行

  • 通過簽核的文件會自動於發行日上架於ISO文管系統
  • 可自動產生「發行通知表單」,以保證相關人員確實知悉
  • 可自動上架行事曆
  • 詳實的發行記錄可供盤點

改版

  • 通過簽核的改版文件會自動於新發行日上架於ISO文管系統
  • 可自動產生「改版通知表單」,以保證相關人員確實知悉
  • 可自動上架行事曆
  • 詳實的改版記錄可供盤點

廢止

  • 於文件有效日期限前一個月發出「即將廢止通知」給文管人員,提醒文件即將廢止
  • 可自動產生「廢止通知表單」,以保證相關人員確實知悉
  • 可自動上架行事曆
  • 詳實的廢止記錄可供盤點

極機密資安控管閱讀器

極機密資安控管閱讀器

  • 100% Web系統,不需要安裝:其他文管系統閱讀器多為單機exe,每部機器皆須個別安裝。
  • 不限定環境:無論 Windows、Mac OS、Linux、IOS、Android…皆可使用。其他文管系統閱讀器僅能用於Windows系統。
  • 可用於任何設備:無論桌機、平板、手機皆可使用。其他文管系統閱讀器僅能用於Windows桌機/平板。
  • 同時連線人數無上限!(某些傳統地端文管系統閱讀器僅允許最多10人同時連線)

資安控管選項:

  • 不允許下載列印
  • 動態即時產生浮水印
  • GPS鎖定:可限制於「特定地點,半徑n公尺內」閱讀文件
  • IP鎖定:可限制於「特定IP」閱讀文件(限定使用公司內網)
  • 閱覽時段鎖定:可限制於特定時段閱讀文件
  • 精準的閱覽時間紀錄:文件閱覽時間可精確記錄到分鐘!

調閱紀錄

每一次文件被閱覽都有最完整的調閱紀錄,精準到閱覽的分鐘數!

績效分析

您可以依照「調閱次數」或「調閱分鐘」對文件進行績效排行表!

文件盤點

您也可以輕易的設定篩選條件,甚至是「全文檢索」(可搜尋至檔案內容),找到特定文件,或是製作可供內稽或外稽的文件盤點清單。

CloudISO 免費內建 以下超值機能!!!

轉檔加密伺服器

其他文管系統,您必須額外付費購買轉PDF檔的伺服器
CloudISO 業界唯一,直接內建「轉檔加密伺服器」!更重要的是,免費!

文件自動上架模組

如果有大量的既有文件需要上架,CloudISO支援了「文件自動上架」功能。


只需要把文件上傳至 google drive(任意帳號皆可),建立好文件清單:
● 每日定時掃描各分區(目錄)
● 文件編號可自行設定或自動產生
● 上架表單內容可定義於定義檔也可由分區(目錄)預設值取得

表單、流程編輯系統

他文管系統,您必須額外付費選購「該公司的BPM系統」,才能夠修改預設的文件表單、流程。


其他文管系統,您必須額外付費選購所謂的「資料拋轉模組」,才能夠讓文管系統與其他異質系統介接。


CloudISO 直接內建「表單、流程編輯功能」,您不僅可以自行編輯所需的表單、流程,更可以透過完整的 API,讓CloudISO與其他異質系統介接,達到文件自動化的目的!

全球自動異地備援

其他文管系統,如果要有效率的讓多點(假設貴公司有:台灣、大陸、美國三地)讀取文件,需要額外選購所謂的「多點上/下載同步模組」


這些額外選購的模組有以下問題:
✘ 非即時:通常需隔日才能完成多點同步
✘ 易出錯:常發生同步不完全的問題
✘ 很昂貴


CloudISO 檔案儲存於 Google 雲端平台,Google會依照用戶讀取的位置,自動的複製到全球數十個Data Center,即時、穩定、快速,實現全球異地備援的目的!


放心,即使在中國大陸,您也無需翻牆,可以完全合法的正常使用CloudISO!!!

CloudISO vs 其他文管系統

比較項目其他文管系統CloudISO
安全性文件儲存於企業內網,駭客只需入侵企業內網
便可將所有檔案加密,進行勒索。
文件儲存於Google雲端,目前無任何駭客入侵紀錄。
資安文件閱讀器Windows 單機 exe
只能用於 windows 環境的電腦與平板
100% Web 介面
能用於所有的作業系統與設備
調閱紀錄僅有調閱次數調閱者、次數、地點、設備。調閱時間精準計時到分鐘。
轉檔加密伺服器額外付費選購免費內建
表單、流程編輯額外付費選購 BPM 系統免費內建
異地備援額外付費選購「多點同步模組」免費自動「即時同步備援」至全球數十個Google Data Centers!
異質系統介接額外付費選購「資料拋轉模組」免費內建豐富介接 API
大量文件自動上架額外付費選購「文件自動上架模組」免費內建
整合自家EIP/BPM額外付費客制整合功能租用馬上無縫整合

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